Asystent/ka ds. Administracji

Miejsce pracy: Wrocław

Czym będziesz się zajmować:

 Administracja:

• opracowanie korespondencji,
• przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty oraz przesyłek kurierskich,
• prowadzenie zestawienia dot. Poczty przychodzącej oraz wychodzącej do/z firmy.
• organizacja i przygotowywanie zebrań i konferencji,
• zaopatrywanie biura w materiały niezbędne do jego funkcjonowania (art. spożywcze, mat. biurowe etc.)
• dystrybucja poczty oraz dokumentów kadrowych pośród pracowników,
• archiwizacja dokumentów
• uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów,
• obsługa spotkań w firmie – czynny udział w przygotowywaniu wizyt gości (zamawianie cateringu, napoi, rezerwacja hoteli i restauracji), oraz ich protokołowanie (jeśli wymagane),
• zarządzanie kluczami i kartami dostępu do biur.
• dbanie o porządek w salach konferencyjnych.

Organizacja podróży służbowych pracowników:

• zamawianie samochodów służbowych zgodnie z wytycznymi,
• wydawanie samochodów służbowych za protokołem
• wyszukiwanie i rezerwacje hoteli, zgodnie z wytycznymi, sprawdzanie zgodności faktur za noclegi pracowników,
• rezerwacje biletów za pośrednictwem biura podróży,
• wstępna ewidencja oraz skanowanie dokumentów w module „obieg dokumentów”.

Jesteś osobą, którą szukamy, jeżeli:

• posiadasz doświadczenie we wsparciu działu administracyjnego i/lub prowadzeniu biura,
• jesteś osobą dokładną, sumienną oraz zaangażowaną,
• posiadasz zdolność szybkiego przyswajania wiedzy,
• potrafisz myśleć „outside of the box”,
• znasz język angielski w stopniu umożliwiającym komunikację werbalną i pisemną.

Na start otrzymujesz:

• ciekawą pracę w międzynarodowym zespole,
• możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji,
• umowę o pracę,
• zespół specjalistów chętnych do pomocy.

 

Wyślij swoje CV na adres e-mail: rekrutacja@key-ces.com.

Prosimy o dołączenie następującej klauzuli:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Key Solutions Polska na potrzeby niniejszego procesu rekrutacyjnego oraz przyszłych rekrutacji zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 roku). Równocześnie oświadczam, że poinformowano mnie, iż:

Administratorem moich danych osobowych jest Key Solutions Polska z siedzibą we Wrocławiu (53-012), Wyścigowa 56E;

Mam prawo do dostępu do swoich danych, jak również ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;

Mam prawo do wycofania zgody w każdym momencie poprzez wysłanie stosownej prośby na adres: rekrutacja@key-ces.com w tytule podając „wycofanie zgody” Moje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora danych przez 2 lata, chyba że wcześniej wycofam swoją zgodę zgodnie ze znaną mi procedurą”