Asystent/ka ds. Administracji
Miejsce pracy: Wrocław
Czym będziesz się zajmować:
Administracja:
- opracowanie korespondencji,
- przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty oraz przesyłek kurierskich,
- prowadzenie zestawienia dot. Poczty przychodzącej oraz wychodzącej do/z firmy.
- organizacja i przygotowywanie zebrań i konferencji,
- zaopatrywanie biura w materiały niezbędne do jego funkcjonowania (art. spożywcze, mat. biurowe etc.)
- dystrybucja poczty oraz dokumentów kadrowych pośród pracowników,
- archiwizacja dokumentów
- uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów,
- obsługa spotkań w firmie – czynny udział w przygotowywaniu wizyt gości (zamawianie cateringu, napoi, rezerwacja hoteli i restauracji), oraz ich protokołowanie (jeśli wymagane),
- zarządzanie kluczami i kartami dostępu do biur.
- dbanie o porządek w salach konferencyjnych.
Organizacja podróży służbowych pracowników:
- zamawianie samochodów służbowych zgodnie z wytycznymi,
- wydawanie samochodów służbowych za protokołem
- wyszukiwanie i rezerwacje hoteli, zgodnie z wytycznymi, sprawdzanie zgodności faktur za noclegi pracowników,
- rezerwacje biletów za pośrednictwem biura podróży,
- wstępna ewidencja oraz skanowanie dokumentów w module „obieg dokumentów”.
Jesteś osobą, którą szukamy, jeżeli:
- posiadasz doświadczenie we wsparciu działu administracyjnego i/lub prowadzeniu biura,
- jesteś osobą dokładną, sumienną oraz zaangażowaną,
- posiadasz zdolność szybkiego przyswajania wiedzy,
- potrafisz myśleć „outside of the box”,
- znasz język angielski w stopniu umożliwiającym komunikację werbalną i pisemną.
Na start otrzymujesz:
- ciekawą pracę w międzynarodowym zespole,
- możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji,
- umowę o pracę,
- zespół specjalistów chętnych do pomocy.
Wyślij swoje CV na adres e-mail: rekrutacja@key-ces.com.
Prosimy o dołączenie następującej klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Key Solutions Polska na potrzeby niniejszego procesu rekrutacyjnego oraz przyszłych rekrutacji zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 roku). Równocześnie oświadczam, że poinformowano mnie, iż:
Administratorem moich danych osobowych jest Key Solutions Polska z siedzibą we Wrocławiu (53-012), Wyścigowa 56E;
Mam prawo do dostępu do swoich danych, jak również ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
Mam prawo do wycofania zgody w każdym momencie poprzez wysłanie stosownej prośby na adres: rekrutacja@key-ces.com w tytule podając „wycofanie zgody” Moje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora danych przez 2 lata, chyba że wcześniej wycofam swoją zgodę zgodnie ze znaną mi procedurą”